REGLEMENT INTERIEUR.

 

Nota: Il est précisé que les compléments ou les modifications pouvant être apportés au Règlement Intérieur, doivent être acceptés par un vote à l'unanimité des membres présents ou représentés du Conseil d'Administration de la RAA, lors d'une de ses réunions.

 

1. - FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION.

 

a)- Assemblée Générale.

 

L'Assemblée Générale regroupe tous les adhérents de l'Association. Elle se réunit une fois par an (habituellement au début du mois de décembre).

Les résolutions prises lors des Assemblées Générales s'imposent à tous les membres de l'Association.

 

Votes: Dans le décompte des voix lors d'un vote, une abstention n'est pas considérée comme un vote exprimé.

Dans le calcul d'une majorité absolue ou relative les abstentionnistes sont pris en compte dans le total des présents ou représentés.

 

b)- Conseil d'Administration.

 

L'Association est dirigée par un "Conseil d'Administration" de 10 membres au moins et 24 au plus, élus pour deux ans.

Le Conseil est renouvelable tous les ans, par moitié (2 collèges A & B) lors des réunions de l'Assemblée Générale de l'Association et ses membres sont rééligibles.

 

Le Conseil d'Administration se réunit au moins deux fois par an.

Les décisions du Conseil d'Administration s'imposent à tous les adhérents.

 

c)- Bureau.

 

Le Conseil d'Administration élit à la majorité absolue, parmi ses membres candidats

(adhérents ou adhérentes), un "Bureau" composé de:

- un "Président",

- au minimum deux "vice-président",

- un "secrétaire" et un "secrétaire adjoint",

- un "trésorier" et un "trésorier adjoint". Les membres du Bureau sont rééligibles.

 

d)- Cotisations.

 

La cotisation annuelle, calculée et proposée par le Conseil d'Administration est adoptée par vote des adhérents lors de la réunion de l'Assemblée Générale. Elle est à régler par chaque adhérent avant le 31 janvier (sous peine de radiation).

Seules les personnes à jour de leur cotisation pourront participer aux activités et à l'Assemblée Générale annuelle.

Les nouveaux adhérents s'acquittent de leur cotisation au moment de leur adhésion. La cotisation payée par le nouvel adhérent qui s'inscrit après le premier juillet

comptera pour le reste de l'année en cours et pour l'année suivante.

 

 Dans le cadre de certaines activités pour lesquelles il existe des limitations de place et des coûts supplémentaires par exemple les "Sorties" (sorties Touristiques, sorties à FONTAINEBLEAU) ou la "Chorale", le Théatre (voir annexes correspondantes à ces activités), il est nécessaire de s'inscrire en plus auprès des "Responsables" de ces activités.

 

 

2.- MEMBRES DU "BUREAU".

  

a)- Président.

 

Le Président assure le bon fonctionnement de l'Association, tel que cela est prévu dans les statuts, et la représente dans toutes les instances ou l'Association est impliquée. A ce titre il représente l'Association en Justice (le cas échéant) et dans les actes de la vie civile. Au nom du C.A. il est chargé de remplir les formalités de déclaration et de modification prévues par la loi du 1er juillet 1901.

Il est responsable des rapports de l'Association avec les Pouvoirs Publics et de la Gestion des biens de l'Association.

 

Il est l'ordonnateur des dépenses de fonctionnement de l'Association.

 

Il convoque régulièrement le Conseil d'Administration (au moins deux fois par an), et annuellement l'Assemblée Générale des adhérents.

 

Il signifie les adhésions et les radiations aux membres de l'Association après décision du Bureau, et veille à la tenue à jour de la liste des Adhérents.

 

b)- Vice-Président.

 

En cas d'absence ou d'empêchement du Président, le Vice-Président le plus âgé le remplace pour présider les réunions prévues.

 

Conseillers du Président, ils sont ses Adjoints directs et l'assistent dans toutes les tâches qui sont les siennes. Eventuellement, pour une mission ponctuelle, un Vice- Président peut le remplacer ou le représenter dans une affaire particulière concernant l'Association.

 

Un des vice-présidents est particulièrement chargé des "Relations internes" de notre Association et joue un rôle essentiel, celui de maintenir l'esprit de solidarité qui règne entre tous les membres de l'Association et de créer un cadre amical et chaleureux afin de maintenir la "convivialité" qui règne à la RAA, depuis sa création.

 

 

 

c)- Trésorier.

 

Le trésorier avec son suppléant est responsable du suivi des comptes de l'Association. A ce titre il est chargé:

 

- de la perception des ressources:

• cotisations des adhérents,

• subventions (Commune, Département, ...),

• dons éventuels,

• participations des adhérents aux sorties,

 

- du contrôle comptable des dépenses et du suivi du budget de l'Association: • dépenses de fonctionnement,

• dépenses d'investissement,

 

Le trésorier (ou son suppléant) rend compte de la gestion budgétaire lors des réunions du C.A. et présente le "Rapport financier annuel" à la réunion de l'Assemblée Générale.

 

d)- Secrétaire.

 

La (ou le) Secrétaire est le "Cœur" de l'Association:

 

1°- Collaboratrice directe du Président: elle participe à ses côtés:

 

• à toutes les réunions de l'Association (Bureau, CA, AG).

A ce titre elle veille:

- au "contrôle des participants":

en notant en début de séance les membres présents à la réunion et ceux absents excusés ou non.

- au "déroulement" de la séance:

en prenant des notes manuscrites résumées, pour l'élaboration du compte-rendu final de réunion.

- à la "diffusion du C.R. de réunion":

en assurant le tirage (photocopie) des comptes-rendus auprès du service de la Mairie.

 

• au suivi du calendrier des Réunions.

* Elle s'assure des réservations des salles nécessaires aux diverses réunions et manifestations. Elle gère au sein de la RAA l'utilisation des salles mises à la disposition de l'Association par la Mairie.

* Elle se charge de l'organisation matérielle des réunions (CA, et AG) et des manifestations (Galette,...).

  

2°- Point de passage obligé de tout document ou de toute information qui entre ou qui sort de l'Association, elle assume à ce titre la charge:

 

• du suivi des "Adhérents":

- Adhésions nouvelles.

Elle reçoit (par téléphone ou autre moyen) toute requête nouvelle pour adhérer à la RAA et fait parvenir à l'intéressé une demande d'adhésion.

Elle rassemble les demandes d'adhésion remplies par les intéressés pour les soumettre à une réunion du bureau.

 

- Démissions/Radiations.

Elle regroupe les démissions des adhérents et, en liaison avec le trésorier, tient à jour la liste des adhérents qui n'ont pas réglé leur cotisation au 31 janvier pour soumettre leur radiation lors de la réunion du C.A.

 

• du courrier:

 

- courrier externe.

 

Elle reçoit tout le courrier extérieur par la Boîte Postale de la Mairie, lit les documents et les diffuse directement aux responsables.

Elle expédie et note sur un "chrono" tout le courrier officiel envoyé par la RAA vers des correspondants extérieurs.

 

- courrier interne.

 

Elle assure la diffusion vers les adhérents de tout le courrier interne.

Elle dispose pour cela des "Responsables-courrier", adhérents volontaires pour assurer la distribution dans les quartiers.

 

• du suivi des "Archives" et des documents et imprimés de l'Association:

- documents officiels {Statuts (modifications éventuelles), Déclarations à la Préfecture, Assurances (contrat, avenants) ,Demandes de subvention, ...},

- documents internes {Liste des adhérents, Comptes-rendus (A.G. C.A.), Notes internes, ...}.

- Imprimés utilisés par l'Association.

 

3.- "RELATIONS INTERNES".

 

Le Président d'Honneur chargé des Relations internes dispose des fonds d'une "Caisse sociale", laquelle, sans avoir à effectuer chaque fois une collecte auprès de tous les adhérents est prévue pour faire face aux deux besoins principaux suivants:

- achats de fleurs (décès d'un adhérent,...),

- dédommagement de la franchise de l'assurance voiture d'un adhérent qui aurait proposé son véhicule pour une sortie et qui aurait été accidentée ou détériorée (bris de glace par ex.).

 

Cette caisse est alimentée par une cotisation initiale (de l'ordre de 8 €) à verser par chaque adhérent en une seule fois lors de sa première inscription à la RAA. Les sorties de cette caisse sont décidées et contrôlées par le Bureau.

 

4.- "RESPONSABLE/ANIMATEUR" d'ACTIVITE.

 

Nota: La fonction de "Responsable/Animateur" d'une Activité (ou celle de "suppléant") peut être assumée indifféremment par un adhérent ou une adhérente de l'Association, volontaire et bénévole pour assumer cette tâche.

 

Les "Responsables-Animateurs" des Activités (avec leurs suppléants), ont toute latitude pour assurer pleinement et en toute responsabilité l'organisation et le bon fonctionnement de leur "Activité", dans l'esprit des statuts de l'Association et dans le respect des règles internes de la RAA".

 

Ils peuvent faire appel en cas de besoin à des spécialistes extérieurs (à rémunérer avec l'accord des adhérents participants à l'activité et du Conseil d'Administration) et prévoir dans ce cas une cotisation supplémentaire propre à l'Activité.

 

- Ils sont responsables de l'articulation et du fonctionnement de leur Activité:

• planification du programme,

• mise sur pied du calendrier.

• structure et fonctionnement des séances,

• établissement des comptes-rendus et des bilans,

• propositions des actions envisagées pour l'année à venir.

  

- Ils "organisent" et "animent" éventuellement le déroulement des séances de leur

"Activité":

• suivi du programme,

• organisation et animation des séances.

 

5.- ASSURANCES.

 

a)- Assurance de l'Association - (MACIF).

 

Le contrat souscrit par la RAA auprès de la MACIF, est un contrat d'assurance particulièrement adapté aux besoins et aux préoccupations des Associations. Il apporte une protection aux responsables et aux "Responsables/Animateurs" bénévoles de notre Association.

 

Ce contrat comprend essentiellement deux volets:

- La "Responsabilité civile" de l'Association et de ses membres,

- La couverture des "Dommages corporels" et des "Dommages aux Biens".

 

 

• "Responsabilité Civile".

 

Le contrat garantit la responsabilité civile (des dommages corporels, matériels et immatériels) à l'égard des "tiers":

- de l'Association "RAA", en sa qualité de "Personne morale",

- de ses représentants légaux élus (membres du Bureau et du C.A),

- de ses préposés (Animateurs d'Activité),

- de ses membres bénévoles apportant leur aide aux activités organisées.

Cette garantie responsabilité civile couvre également les dommages matériels causés à des équipements ou à des objets divers, confiés dans le cadre des activités par un "tiers" (caméscope par ex.).

 

• "Dommages".

 

En complément de la responsabilité civile, le contrat souscrit prévoit une garantie

"Dommages corporels" (décès, invalidité, ...) pour protéger:

- les responsables bénévoles de la RAA (Bureau, C.A, Animateurs d'Activité),

- les membres bénévoles apportant leur aide aux activités organisées.

- les adhérents de l'Association,

 

"Dommages aux Biens".

Le contrat souscrit prévoit la garantie des Biens qui appartiennent à la RAA ou qui lui sont confiés temporairement, contre les risques d'incendie, de dégâts des eaux et de vol.

Cette garantie s'applique aux Biens:

- détenus au domicile des dirigeants (membres du Bureau, du CA,...),

- détenus dans des locaux appartenant à des tiers et occupés à titre occasionnel.

 

b)- Assurance individuelle des "Adhérents".

 

Il appartient à chaque adhérent de l'Association de vérifier qu'il possède bien une assurance personnelle "Accidents et Famille" couvrant les risques encourus lors de la pratique des activités physiques et de loisirs.

 

Dans la même démarche, l'Association n'est pas responsable des incidents dus à l'état de santé de ses membres et pouvant survenir lors de la pratique des diverses activités. Il appartient à chaque adhérent de s'assurer de sa forme physique en fonction de son état de santé, et de décider de sa propre initiative la nature et le niveau des différentes activités auxquelles il désire participer (cyclotourisme, niveau des marches,...).